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Priorizando sem trauma — como ordenar seu backlog de produto

Existem algumas dores que todos os Product Owners e times que trabalham com projetos vivenciam. Os prazos impossíveis, os riscos imprevisíveis, e o absoluto desespero na hora de priorizar o que deve ser feito primeiro são bons exemplos.

De todos os desafios, a priorização é o que mais me encanta. Ela está no coração do agilismo, e é imprescindível para a saúde mental do Product Owner, sabendo que ele cumpriu seu papel para com os membros do time e stakeholders.

O cenário mais comum é que seus stakeholders estejam sendo afetados por todos os tipos de vieses cognitivos, e reforcem constantemente para você que tudo é importante. O problema é que quando tudo é importante, nada realmente é.

Durante meus 10 anos trabalhando com projetos de software, venho testando várias formas de ajudar os stakeholders e o time a priorizar o trabalho. Algumas tentativas falharam, outras funcionaram, mas uma se destacou, então vou compartilhar minha experiência sobre ela com vocês.

GUT e o início de tudo

Em 2008, fui apresentada a uma metodologia de priorização chamada GUT (Gravidade x Urgência x Tendência), como uma maneira de ordenar bugs para tratamento. Ela funcionava lindamente com defeitos, mas ao tentar aplicar a mesma em um backlog de produto, falhei miseravelmente. Depois de gastar algum tempo analisando o motivo, me veio a luz: a Gravidade não fazia sentido quando estávamos discutindo novas funcionalidades.

Decidi que precisava adaptar e testar novamente, então comecei a brincar com conceitos que pudessem substituir a Gravidade no momento de discussão sobre um novo produto. E a Relevância apareceu.

O consenso faz a diferença

Observando, também me dei conta que esta técnica precisava ser baseada em consenso. O maior problema que enfrentamos com priorização é que a prioridade varia entre stakeholders, eles têm dificuldade de entender que o que eles vêem como imprescindível é na verdade uma hipótese, e o que é urgente para um deles pode sequer ser algo desejável para o outro. Este tipo de abismo é o que faz times virarem noites, e torna uma estratégia de MVP impossível de alcançar.

Comecei a fazer experiências com um sistema de votos com a mão, que consistia em uma escala de 1–5 para cada um dos três critérios. Eu precisava evitar a ancoragem e incentivar o debate, então me baseei na técnica de planning poker para fazer minhas cobaias — digo, testadores — só revelarem seus votos simultaneamente, e então discutir as maiores divergências.

O resultado foi impressionante. Começamos a pensar coletivamente em soluções alternativas, que permitissem minimizar o esforço e aumentar o valor, e realmente priorizar apenas os itens que apostávamos que iriam gerar sucesso para o produto.

Testando na vida real

Comecei a testar com stakeholders e times em situações reais. O resultado foi ainda melhor, e quando eu chegava no 5o item de backlog, eu tinha stakeholders usando termos do RUT para contra-argumentar com outros stakeholders, e garantir a saúde do produto do ponto de vista de estratégia.

Como funciona

Para cada item do backlog do produto, você deve ler sua definição (a história e critérios de aceite) para todos os participantes. Pergunte a eles se há dúvidas sobre a história apresentada, e esclareça o que for necessário. Mostre a matriz abaixo e explique os 5 graus da Relevância. Peça a cada um deles para escolher um dos números e, quando você disser já, todos mostrarem o número escolhido com a mão, ao mesmo tempo.

Números divergentes vão surgir. Peça aos que votaram nos números mais altos para defender sua escolha. Então, peça àqueles que votaram mais baixo para fazer o mesmo. Você vai descobrir que novas informações serão reveladas, e o objetivo é chegar a um consenso, e não à conformidade, porque conformidade gera conflito mais à frente, já que seus stakeholders irão sentir que não tiveram suas preocupações devidamente consideradas. Se o consenso não estiver claro, vote novamente. Se chegarem a um impasse, pergunte se todos ficariam confortáveis com um número que seja um meio termo entre as divergências (mas sem casas decimais, por favor!).

Repita o mesmo processo para Urgência e Tendência. Quando você tiver um número definido para todos os 3 critérios, multiplique-os.

Exemplo:

Eu, como um comprador frequente, quero escolher vários produtos para realizar um único pagamento.

Relevância = 3

Urgência = 2

Tendência = 5

RUT = 3x2x5 = 30

Pronto. Esta história vale 30 pontos. Com um valor definido para cada item de backlog, você pode ordenar tudo, colocando os itens de maior valor no topo.

As várias aplicações do RUT

Depois de algum tempo aplicando esta técnica, descobri 3 grandes usos para ela.

1. Priorização: quanto maior o valor em pontos, mais alta a prioridade.

2. Consenso: a quantidade de informação que emerge quando time e stakeholders estão defendendo seus votos é enorme. Eles revelam coisas que você nunca aprenderia de outra forma.

3. Gestão do valor: à medida que você progride na entrega do produto, o RUT permite que você gere gráficos de valor por sprint e valor agregado, para que você acompanhe como seu time está atuando em relação à percepção de valor. Mais tarde, você deve validar se essa percepção de valor se converte em valor realizado, através de outras métricas de produto, mas o RUT permite que você meça a entrega de valor mesmo que você ainda não tenha podido coletar essas métricas, que costumam só ser passíveis de validação a posteriori.

em verde, storypoints entregues por sprint. em laranja, pontos RUT de valor entregues por sprint.

Hoje fico muito feliz em dizer que, neste momento, há clientes e ex-clientes meus que estão usando RUT sem que eu esteja responsável pela aplicação da técnica. As experiências divertidas e produtivas que eles tiveram usando a técnica deixaram um belo legado, e permitiram que a percepção do valor do RUT gerasse a manutenção dele como forma de alinhamento e gestão do valor.

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